icon Hỗ trợ trực tuyến

Tư vấn
04 3566 7361
Mr Phong 0912 652 259
Mr Kiểm 0986 832 877
Mr Đàm 0903 460 626

icon Thống kê

Khách online : 2
Hôm nay : 21
Tuần này : 51
Tháng này : 923
Tổng truy cập : 54084


   Quy trình tổ chức sự kiện Event


Việc tổ chức 1 sự kiện cần có bước chuẩn bị lên kế hoạch rõ ràng tránh sự đổ vỡ Event ngoài dự kiến

Quản lý 1 sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hóa đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.
Một Event luôn phải trải qua những thủ tục cơ bản sau: Hình thành chủ đề (theme) cho event: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).


Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
Hoạch định: đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc - Timeline. Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.

Tổ chức event và theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.
Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)...
Họp rút kinh nghiệm: sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là 1 công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với công việc của mình.

 




  Các Tin khác


Công ty cổ phần TM & DV Vũ Gia
Tel: 04 3566 736104 3566 7361
Số giấy phép kinh doanh: 0104816018 tại Sở Kế Hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp 22/7/2010
Chính sách vận chuyển và giao nhận: Giao nhận thiết bị tân nơi
Hình thức thanh toán: Thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản sau khi nhận thiết bị
Chính sách bảo hành: Hàng hóa chính hãng, bảo hành trên toàn quốc, đổi trả hàng trong 7 ngày hoàn lại tiền khi lỗi nhà sản xuất
Chính sách đổi trả hàng: Thanh toán sau khi nhận được hàng, đổi hàng trong 7 ngày
Chính sách bảo mật thông tin: thueamthanh.vn cam kết bảo mật mọi thông tin riêng tư của khách hàng

Liện hệ:

Công ty cổ phần TM & DV Vũ Gia

Số 10 ngõ 210/1, phố Hoàng Văn Thái, Ngã Tư Sở, TP. Hà Nội

Điện thoại: (04) 3566 7361/ 3550 1658                          Fax: (04) 3566 7361
Web: www.thueamthanh.vn